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Dieser Artikel erklärt, wie wir eine Hack'n'Sun-Freizeit organisieren.

Die Hack'n'Sun sind eine jährlich stattfindende Veranstaltung, bei der wir verschiedenste Workshops für Externe abhalten und darum dann ein Rahmenprogramm gestalten. Diese findet in den Sommerferien auf dem Jugendzeltplatz statt und geht meist etwa 6-8 Tage, je 3-4 Tage pro Gruppe. Das Team reist 2 Tage vorher an.

Warum zwei Gruppen?

Anstatt einer große Veranstaltung mit 100 Teilnehmenden, teilen wir die Teilnehmer in zwei Gruppen zu etwa 45-50 Personen auf. Das ist für die Teammitglieder und Teilnehmer wesentlich angenehmer und familiärer als wenn es eine sehr große Gruppe gibt. Außerdem ist es für uns auch einfach logistisch einfacher.

Planung der Hack'n'Sun

Bevor es mit dem Event überhaupt losgehen kann, müssen einige Dinge geplant werden. Hier wird gezeigt, wann die einzelnen Schritte ungefähr passieren sollten. Falls sinnvoll, kann das natürlich vorgezogen werden.

Veranstaltung veröffentlichen und Ameldung freischalten

Die Anmeldung muss folgende Punkte umfassen:

Festlegung der Workshops

Die Workshops entstehen aus den Ergebnissen der Bastelsessions. Die didaktische Leitung stellt die momentanen und 'schon gelaufenen' Bastelprojekte zusammen. Sie gibt eine Einschätzung ab, welche der Bastelsessions sich eher für einen Workshop eignen und stellt die Herausforderungen und Chancen dar. Dann wird eine Umfrage erstellt.

Nachdem die Workshops festgelegt wurden, erarbeitet die didaktische Leitung gemeinsam mit den Tutoren, wie die Workshops vorbereitet werden müssen. Besonders sollte darauf geachtet werden, welche Hilfestellungen Teilnehmer brauchen könnten (bspw. Vorlagen oder Beispiele).

Vorbereitung der Workshops

Material

Planung Rahmenprogramm

Das Rahmenprogramm umfasst alles, was neben den Workshops während der Hack'n'Sun stattfindet. Beim Rahmenprogramm sollte man sich auf Angebote im und um den Jugendzeltplatz herum beschränken. Beispiele für das Rahmenpramm:

Materialbedarf zusammenstellen

Falls während der Bastelworkshops Material verwendet wurde, muss dies den Teilnehmern natürlich auch zur Verfügung stehen. Daher sollte eine Liste der Bestellungen von der Bastelsession vorliegen. Die Materialen müssen dann in entsprechenden Mengen nachbestellt werden. Aber nachdem das Material angekommen ist, sollte es so vorbereitet werden, dass die Teilnehmer es einfach benutzbar ist.

Infrastruktur

Vorbereitungstage

Das Team reist immer ein paar Tage vor der eigentlichen Veranstaltung an. Diese Vorbereitungstage sind nur für das gedacht, was tatsächlich vor Ort getan werden muss und um eventuelle Probleme und Fehler in der Planung aufzufangen und zu beheben. Sie sollten nicht dafür genutzt werden, um die Vorbereitung selbst zu machen, das ist dann zu spät!

Während der Hack'n'Sun

Nach all der Planung beginnt nun die Hack'n'Sun selbst! Auch da hat das Team viel zu tun, das wird hier erklärt und organisiert.

Checkliste